EU's persondataforordning (GDPR) trådte i kraft d. 25. maj 2018, og den sikrer borgerne mod at myndigheder og virksomheder opbevarer personlige data længere end nødvendig for udførelse af afgrænsede opgaver. Nødvendig dataindsamling må kun foregå, hvis enten loven tillader det, eller borgere har givet samtykke til indsamlingen. Reglerne gælder således også for offentlige kulturarvsinstitutioner. Du kan her læse nærmere om, hvordan vi behandler personlige oplysninger om dig og dine slægtninge.
Det er nødvendigt at oprette en bruger, hvis du ønsker at oprette samlinger. Brugeroprettelse er en simpel procedure, som du gennemfører på forsiden. Som en del af brugeroprettelsen skal vi dog modtage og opbevare dine persondata i form af fuldt navn og e-mail.
For at vi kan modtage og opbevare dine personlige data, kræver det, at du giver os samtykke til behandlingen af dine data. Samtykket gives under brugeroprettelsen ved at sætte flueben ved feltet for accept af vilkår. Du vil altid på et senere tidspunkt kunne anmode om at få samtykket annulleret, dine personlige data berigtiget eller slettet. Ønsker du at annullere dit samtykke, herunder at få dine data slettet, betyder det dog også, at vi sletter din bruger, og du mister adgang til de udvidede funktioner på Bornholmske Billeder. Den metadata i form af emneord og geoinformation, som du måtte have beriget arkivalier med som bruger, tilhører dog de deltagende institutioner og vil ikke blive slettet ved anmodning.
Ønsker du at gøre indsigelse vedrørende vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os. Hvis vi ikke imødekommer dit ønske inden for en rimelig tidsfrist, kan du kontakte Bornholms Regionskommunes databeskyttelsesrådgiver på dpo@brk.dk, idet Bornholms Regionskommune er dataansvarlig for it-systemet.
De deltagende institutioner i Bornholmske Billeder registrerer personlige oplysninger om mennesker, der enten lever eller har levet på Bornholm, i tilknytning til de arkivalier, der bevares i systemet. Personlige oplysninger vil således kun være i systemet, hvis vedkommende optræder i, er slægtning til vedkommende, er arkivskaber eller ophavsmand til et arkivalie.
Oplysningerne er af biografisk art og kan således være meget personlige. Oplysningerne kan f.eks. være fuldt navn, fødsels- og dødsdato, slægtsforhold, adresse, interesser, erhverv, religion, krigsdeltagelse eller politisk involvering. Vi registrerer aldrig CPR-numre.
Registrering af oplysningerne sker uden indskrænkninger for døde personer efter 10 år fra dødsdato, og du har som slægtning til en afdød ingen ret til at gøre indsigelse om sletning eller ændring af registreret data. Vi opfordrer dig dog under alle situationer om at gøre os opmærksomme på fejlagtige eller misvisende oplysninger, og vi vil vurdere oplysningerne iht. de arkivformål, vi er sat i verden for at varetage og tilpasse registreringen derefter.
I arbejdet med at bevare vores fælles hukommelse foretager og foretager vi også registreringer af levende personer på arkivalier, men vi offentliggør ikke registreringerne. Vi sørger ligeledes for at registrere alle arkivalier, hvor persondata fremtræder, så vi har fuldstændig styr på, hvor persondata er gemt.
Som institutioner er vi i hovedreglen ikke arkivskabere. Vi er modtagere af offentlige og private arkivalier herunder registreret persondata. I undersøgelsen af arkivalierne vil vi ofte opsøge offentligt tilgængelige oplysninger og berige arkivalierne gennem registrering. Det er arkivaliernes metadata.
Vi modtager også mundtlige og skriftlige oplysninger fra privatpersoner, der gennem erfaring overleverer viden og anekdoter fra lokalsamfundet. Berigelsen af arkivalierne er i så fald overleveret gennem sekundære kilder. De oplysninger registrerer vi med varsomhed ved både levende og døde personer, og oplysningerne registreres i et særskilt felt kaldet "Sekundær beskrivelse". Vi dokumenterer internt berigede metadata sket ved privatpersoners henvendelser.
Først og fremmest er det vigtigt at være opmærksom på, at persondatabeskyttelse er gældende for levende personer op til 10 år efter dødsdato (iht. dansk lovgivning). Dvs. døde slægtninge er oftest ikke omfattet af persondatabeskyttelse, og kulturarvsinstitutioner har desuden ret til at registrere oplysninger på levende personer i det omfang, det stemmer overens med arkivformål i samfundets interesse. Persondatabeskyttelsen har derfor undtagelser, når brugen af levende personers data sker til arkivformål. Der gælder bl.a. følgende undtagelser:
Persondataforordningen definerer et arkivs rettigheder til at være knyttet op på en retslig forpligtelse til at bevare, vurdere, ordne, beskrive, udlevere, fremme, formidle og give adgang til fortegnelser af blivende værdi i samfundets interesse.
Danmark er forpligtet til at tilpasse sin lovgivning efter Persondataforordningen, og det er sket i form af Databeskyttelsesloven af 23. maj 2018, der supplerer og gennemfører GDPR med en række indskrænkninger bl.a. undtagelse af oplysninger fra oplysningspligten og indsigtsretten samt muligheden for efter en række nærmere betingelser at behandle følsomme oplysninger. Databeskyttelsesloven giver beskyttelse af persondata for døde personer op til 10 år efter dødsdato, men rummer ikke yderligere indskrænkninger i arkivernes virke, og særligt står i lovens §14:
”Oplysninger, der er omfattet af denne lov, kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.”
Læs Persondataforordningen i fuld tekst
Læs Databeskyttelsesloven i fuld tekstBornholmske Billeder bruger ikke cookies leveret af tredjeparter. Bornholmske Billeder generer en enkelt cookiefil til styring af indstillinger under dit aktuelle besøg, så filtreringer i søgning ikke forsvinder ved navigation. Bornholmske Billeder sporer derudover brugernes adfærd og enhedstyper med henblik på at opnå statistisk og anonymiseret viden om hjemmesidens anvendelse - det skal her endnu engang fremhæves, at alle besøg på hjemmesiden udelukkende logges anonymt.
