MENU

Persondata

EU's persondataforordning (GDPR) trådte i kraft d. 25. maj 2018, og den sikrer borgerne mod at myndigheder og virksomheder opbevarer personlige data længere end nødvendig for udførelse af afgrænsede opgaver. Nødvendig dataindsamling må kun foregå, hvis enten loven tillader det, eller borgere har givet samtykke til indsamlingen. Reglerne gælder således også for offentlige kulturarvsinstitutioner. Du kan her læse nærmere om, hvordan vi behandler personlige oplysninger om dig og dine slægtninge.

Registrering af persondata

De deltagende institutioner i Bornholmske Billeder registrerer personlige oplysninger om mennesker, der enten lever eller har levet på Bornholm, i tilknytning til de arkivalier, der bevares i systemet. Personlige oplysninger vil således kun være i systemet, hvis vedkommende optræder i, er slægtning til vedkommende, er arkivskaber eller ophavsmand til et arkivalie.

Oplysningerne er af biografisk art og kan således være meget personlige. Oplysningerne kan f.eks. være fuldt navn, fødsels- og dødsdato, slægtsforhold, adresse, interesser, erhverv, religion, krigsdeltagelse eller politisk involvering. Vi registrerer aldrig CPR-numre.

Registrering af oplysningerne sker uden indskrænkninger for døde personer efter 10 år fra dødsdato, og du har som slægtning til en afdød ingen ret til at gøre indsigelse om sletning eller ændring af registreret data. Vi opfordrer dig dog under alle situationer om at gøre os opmærksomme på fejlagtige eller misvisende oplysninger, og vi vil vurdere oplysningerne iht. de arkivformål, vi er sat i verden for at varetage og tilpasse registreringen derefter.

I arbejdet med at bevare vores fælles hukommelse foretager og foretager vi også registreringer af levende personer på arkivalier, men vi offentliggør ikke registreringerne. Vi sørger ligeledes for at registrere alle arkivalier, hvor persondata fremtræder, så vi har fuldstændig styr på, hvor persondata er gemt.

Som institutioner er vi i hovedreglen ikke arkivskabere. Vi er modtagere af offentlige og private arkivalier herunder registreret persondata. I undersøgelsen af arkivalierne vil vi ofte opsøge offentligt tilgængelige oplysninger og berige arkivalierne gennem registrering. Det er arkivaliernes metadata.

Vi modtager også mundtlige og skriftlige oplysninger fra privatpersoner, der gennem erfaring overleverer viden og anekdoter fra lokalsamfundet. Berigelsen af arkivalierne er i så fald overleveret gennem sekundære kilder. De oplysninger registrerer vi med varsomhed ved både levende og døde personer, og oplysningerne registreres i et særskilt felt kaldet "Sekundær beskrivelse". Vi dokumenterer internt berigede metadata sket ved privatpersoners henvendelser.

Lovgivning

Først og fremmest er det vigtigt at være opmærksom på, at persondatabeskyttelse er gældende for levende personer op til 10 år efter dødsdato (iht. dansk lovgivning). Dvs. døde slægtninge er oftest ikke omfattet af persondatabeskyttelse, og kulturarvsinstitutioner har desuden ret til at registrere oplysninger på levende personer i det omfang, det stemmer overens med arkivformål i samfundets interesse. Persondatabeskyttelsen har derfor undtagelser, når brugen af levende personers data sker til arkivformål. Der gælder bl.a. følgende undtagelser:

  1. ”Retten til at blive glemt” gælder ikke for arkivformål i samfundets interesse jf. artikel 17 stk. 3d. Dvs. du kan ikke anmode om sletning.
  2. Offentlige arkiver er ikke forpligtet til at oplyse, hvordan personoplysninger er indsamlet, hvis sådanne oplysninger viser sig umulig at fremskaffe eller vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats jf. artikel 14 stk. 5b.
  3. Dataminimering er stadig en personlig garanti herunder f.eks. brug af pseudonymisering, men kun så længe arkivformål i samfundets interesse opfyldes jf. artikel 89 stk. 1.
  4. Den danske stat kan fastsætte undtagelser fra rettighederne i GDPR under bestemte betingelser jf. artikel 89 stk 4.

Persondataforordningen definerer et arkivs rettigheder til at være knyttet op på en retslig forpligtelse til at bevare, vurdere, ordne, beskrive, udlevere, fremme, formidle og give adgang til fortegnelser af blivende værdi i samfundets interesse.

Danmark er forpligtet til at tilpasse sin lovgivning efter Persondataforordningen, og det er sket i form af Databeskyttelsesloven af 23. maj 2018, der supplerer og gennemfører GDPR med en række indskrænkninger bl.a. undtagelse af oplysninger fra oplysningspligten og indsigtsretten samt muligheden for efter en række nærmere betingelser at behandle følsomme oplysninger. Databeskyttelsesloven giver beskyttelse af persondata for døde personer op til 10 år efter dødsdato, men rummer ikke yderligere indskrænkninger i arkivernes virke, og særligt står i lovens §14:

”Oplysninger, der er omfattet af denne lov, kan overføres til opbevaring i arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.”

Læs Persondataforordningen i fuld tekst

Læs Databeskyttelsesloven i fuld tekst

Cookies

Bornholmske Billeder bruger ikke tredjeparts cookies. Bornholmske Billeder generer en enkelt cookiefil til styring af indstillinger i dit aktuelle besøg, så filtreringer i søgning ikke forsvinder ved navigation. Bornholmske Billeder benytter ikke sporing af brugernes adfærd og maskiner f.eks. Google Analytics eller Siteimprove.